1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Организация приема и хранения архивных документов» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления администрацией Торопецкого района и доступности результатов муниципальной услуги «Организация приема и хранения архивных документов» (далее – муниципальная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении муниципальной услуги, и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.
2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
а) Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
б) Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131- ФЗ « Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
в) Федеральным законом от 27 июля 2010г. № 210-ФЗ « Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
г) Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, номер № 9059);
д) Законом Тверской области от 23.12.2005 № 162-ЗО «Об архивном деле в Тверской области»;
е) Положением об архивном отделе администрации Торопецкого района Тверской области;
3. Муниципальная услуга предоставляется администрацией Торопецкого района (далее – администрация).
4. При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с Архивным отделом Тверской области;
5. Информация и консультации по предоставлению муниципальной услуги могут быть получены в архивном отделе администрации Торопецкого района (далее – Архивный отдел) сведения о котором представлены в приложении 1 к настоящему административному регламенту.
6. Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- прием документов от юридических (организаций, учреждений, предприятий) и физических (частных) лиц на муниципальное хранение.
- отказ в приеме документов.
Глава 1. Наименование исполнителя муниципальных услуг
7. Муниципальная услуга предоставляется непосредственно архивным отделом администрации Торопецкого района (далее – Архивный отдел), сведения о котором представлены в приложении 1 к административному регламенту.
Глава 2. Описание результата предоставления муниципальной услуги
8. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является:
- прием документов от юридических (организаций, учреждений, предприятий) и физических (частных) лиц на муниципальное хранение.
- отказ в приеме документов.
Глава 3. Описание получателей муниципальной услуги
9. Получателями муниципальной услуги являются организации – источники комплектования Архивного отдела, физические (частные) лица, ликвидированные предприятия (организации), находящиеся на территории Торопецкого района.
Глава 4. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги
10. Для приема на хранение документов, отнесенных к Архивному фонду Тверской области, и других архивных документов необходимо:
От организаций источников – комплектования Архивного отдела опись дел постоянного или долговременного срока хранения, утвержденная или согласованная экспертно-проверочной комиссией Архивного отдела Тверской области (далее - ЭПК Архивного отдела Тверской области);
- Историческая справка (при первом приеме) или дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях названиях, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);
- Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение в Архивный отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.
При ликвидации организации - решение арбитражного суда о введении конкурсного производства или приказ организации о самоликвидации;
- Опись дел постоянного или долговременного срока хранения, утвержденная или согласованная ЭПК Архивного отдела Тверской области;
- Историческая справка.
От граждан – договор дарения, завещание, договор купли продажи, решение суда о передаче на муниципальное хранение;
- Сдаточная опись;
- Биографическая справка о физическом лице (при первом приеме).
10.1. Архивный отдел не вправе требовать от заявителя:
а) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
б) представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" перечень документов. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию по собственной инициативе;
в) осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечни, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"
Глава 5. Требования, предъявляемые к документам
11. В Архивный отдел предоставляются заявителем описи, утвержденные или согласованные ЭПК Архивным отделом Тверской области.
Глава 6. Срок предоставления муниципальной услуги
12. Срок предоставления муниципальной услуги устанавливается Архивным отделом на основании договора с потребителем муниципальной услуги.
13. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.
Глава 7. Перечень правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги.
14. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
а) Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
б) Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, номер № 9059);
в) Законом Тверской области от 23.12.2005 № 162-ЗО «Об архивном деле в Тверской области»;
г) Положением об архивном отделе администрации Торопецкого района Тверской области;
Глава 8. Способы получения информации
15. Информация о порядке и процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается при личном или письменном обращении получателей муниципальной услуги, включая обращение по телефону и электронной почте, размещается на сайте Администрации Торопецкого района в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в местах предоставления муниципальной услуги и в раздаточных информационных материалах.
Глава 9. Информирование при личном обращении
16. Информирование по вопросам получения муниципальной услуги осуществляется сотрудниками Архивного отдела, предоставляющими муниципальную услугу, по следующим вопросам:
а) перечню документов, необходимых для получения муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представленных (представляемых) документов;
в) источнику получения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (орган, организация и их местонахождение);
г) процедуре предоставления муниципальной услуги;
д) времени и месту приема заявителей;
е) срокам оказания муниципальной услуги;
ж) порядку обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;
з) иным вопросам, имеющим отношение к порядку предоставления муниципальной услуги.
Глава 10. Телефонная консультация
17. При ответах на телефонные звонки сотрудник Архивного отдела, предоставляющий муниципальную услугу, подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившегося по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
18. Время разговора по телефону не должно превышать 10 минут.
19. В случае если у сотрудника, принявшего звонок, отсутствует возможность самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого сотрудника Архивного отдела или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Глава 11. Размещение информации в местах предоставления муниципальной услуги
20. На информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещается следующая информация:
а) блок-схемы и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
б) перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
в) сроки предоставления муниципальной услуги;
г) время приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
д) основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
ж) порядок получения консультаций и записи на прием к должностным лицам Архивного отдела;
з) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Архивного отдела, а также должностных лиц, муниципальных служащих;
Глава 12. Размещение информации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет
21. На сайте администрации Торопецкого района в информационно-телекоммуникационной сети Интернет размещается следующая информация:
а) извлечения из правовых актов, содержащих положения, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
б) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
в) форма заявления о предоставлении муниципальной услуги;
г) сроки предоставления муниципальной услуги;
д) часы приёма получателей муниципальной услуги сотрудниками Архивного отдела;
22. На Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Тверской области размещается следующая информация:
а) полное и краткое наименование муниципальной услуги;
б) полное и краткое наименование Архивного отдела;
в) органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги;
г) результат оказания муниципальной услуги;
д) правовые акты, регламентирующие предоставление муниципальной услуги;
е) порядок получения консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги;
ж) перечень и формы документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
з) сведения о платности муниципальной услуги;
и) требования к местам предоставления муниципальной услуги;
к) описание административных процедур;
л) блок-схема предоставления муниципальной услуги;
м) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Архивного отдела, а также должностных лиц, муниципальных служащих;
н) основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
Глава 13. Информирование о муниципальной услуге при письменном обращении (почтой, по электронной почте)
23. При информировании о муниципальной услуге по письменным запросам заявителей ответ направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента поступления письменного запроса.
24. При информировании о муниципальной услуге в форме ответов по электронной почте ответ на обращение отправляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента поступление обращения.
Глава 15. Последовательность действий получателя муниципальной услуги и Архивного отдела.
25. Получатель муниципальной услуги предоставляет в Архивный отдел документы, необходимые для получения муниципальной услуги, в соответствии с главой 4 подраздела I раздела II административного регламента.
26. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК описям дел; документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел.
27. Сотрудником Архивного отдела проверяется наличие прилагаемых документов, их комплектность. При некомплектности документов сотрудник Архивного отдела информирует об этом получателя муниципальной услуги по указанному контактному телефону и возвращает документы на доработку. Предоставление муниципальной услуги приостанавливается.
28. При поступлении прилагаемых документов полностью сотрудник Архивного отдела устно согласовывает дату передачи документов с представителем заинтересованной организацией по указанному контактному телефону.
29. При поступлении документов в Архивный отдел сотрудником архива осуществляется проверка физического состояния документов и поединичная сверка поступивших документов с описями дел. При отсутствии дел или несоответствии заголовков переданных дел с заголовками дел, указанными в описи, а также при поступлении дел, не включенных в прилагаемые описи, заинтересованная организация информируется об этом в письменном виде не позднее, чем в 3-х дневный срок со дня передачи документов в Архивный отдел.
30. В течение 10-дневного срока с момента отправления уведомления заинтересованная организация обязана предоставить в Архивный отел недостающие документы, либо письменное объяснение о причинах их отсутствия или несоответствии заголовков переданных дел заголовкам дел, указанным в описи, а также о причинах не включения переданных дел в прилагаемые описи дел. В случае умолчания заинтересованной организации выполнение муниципальной услуги приостанавливается до выяснения указанных обстоятельств, и документы считаются не переданными на хранение.
31. После получения объяснения причин отсутствия дел или несоответствия заголовков дел заголовкам, указанным в описи, а также о причинах передачи дел, не включенных в описи, сотрудником Архивного отдела в конце каждого экземпляра описи делается новая итоговая запись о фактическом количестве переданных дел, перечисляются номера дел, не поступивших на хранение, указываются присвоенные литерные номера дел, не включенных в опись.
32. После сверки наличия дел с описью сотрудником архивного отдела составляется акт приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме. Акт подписывается представителем заинтересованной организации, сотрудником Архивного отдела.
33. После подписания акта сотрудником Архивного отдела, вносятся соответствующие записи в книгу учета поступлений документов, карточку фонда, лист фонда, список фондов, реестр описей, базу данных "Архивный фонд". Один экземпляр подписанного и утвержденного акта передается заинтересованной организации, второй экземпляр помещается в дело фонда, в котором будут храниться принятые документы.
34. На принятых документах проставляются архивные шифры в соответствии с установленными требованиями, с указанием номера фонда, номера описи и номера дела по описи, документы формируются в связки или архивные коробки. На каждую связку или коробку надписывается и прикрепляется архивный ярлык с обозначением номера фонда, наименования фонда, номера описи, указанием периода (лет), за который документы сформированы в связку (коробку), номеров дел, номера связки. Сформированные связки помещаются в архивохранилище муниципального или межведомственного архива, после чего в базе данных и постеллажных топографических указателях делаются отметки о местонахождении документов.
Глава 15. Альтернативные способы получения муниципальной услуги
35. Получатели муниципальной услуги помимо личной подачи документов, необходимых для ее получения, могут обратиться за получением муниципальной услуги путем направления документов почтовым отправлением.
Глава 16. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
36. Решение об отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги принимается в случае, если:
а) заявитель представил неполный комплект документов, необходимых для получения муниципальной услуги и предусмотренных главой 4 подраздела I раздела II административного регламента;
б) заявитель представил документы, содержащие противоречивые или недостоверные, сведения;
в) документы не соответствуют требованиям, указанным в главе 5 подраздела I раздела II административного регламента.
г) документы исполнены карандашом либо имеют подчистки, приписки, зачеркнутые слова или иные, не оговоренные в них исправления, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать их содержание.
Глава 17. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
- отсутствие утвержденных описей дел постоянного или согласованных описей дел долговременного срока хранения, при необходимости – договора передачи документов на хранение;
- дела, передаваемые на хранение в архивы, не подготовлены в соответствии с требованиями нормативно- методических документов Федерального архивного агентства;
- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации в случае ее ликвидации.
Глава 18. Требования к графику приема заявителей
37. Часы приема получателей муниципальной услуги сотрудниками архивного отдела указаны в приложении 1 к административному регламенту.
Глава 19. Требования к срокам ожидания при получении муниципальной услуги
38. Максимальное время ожидания в очереди при обращении заявителя для получения муниципальных услуг 15 минут.
Глава 20. Требования к зданию (помещению), в котором предоставляется муниципальная услуга
39. Архивный отдел должен быть расположен в пределах десятиминутной пешей доступности взрослого здорового человека от остановки общественного транспорта (при его наличии);
40. Центральный вход в здание должен быть оборудован информационным стендом, содержащим следующую информацию об Архивном отделе:
а) наименование;
б) место нахождения;
в) режим работы.
41. На территории, прилегающей к месторасположению Архивного отдела оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Получатели муниципальной услуги имеют право на свободный бесплатный доступ к парковочным местам.
42. Доступ в здание, в котором оказывается муниципальная услуга, должен быть оборудован с учетом потребностей лиц с ограниченными возможностями, а рядом со зданием должна быть стоянка для размещения принадлежащих им транспортных средств. Для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов на стоянке (парковке) выделяется не менее 10 % мест (но не менее одного места), которые не должны занимать иные транспортные средства.
В здании должны быть созданы условия для беспрепятственного доступа инвалидов к получению муниципальной услуги в соответствии с требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами, включая:
-возможность беспрепятственного входа в помещения и выхода из них;
-возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в здание, в том числе с использованием кресла-коляски, с помощью сотрудников Администрации Торопецкого района.
-возможность самостоятельного передвижения по зданию и прилегающей территории в целях доступа к месту предоставления муниципальной услуги, передвижения с помощью сотрудников Администрации Торопецкого района, ассистивных и вспомогательных технологий, а также сменного кресла-коляски;
-сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения по территории Администрации Торопецкого района;
-допуск в здание и на прилегающую территорию собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации муниципальной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;
-размещение носителей информации о порядке предоставления муниципальной услуги инвалидам с учетом ограничений их жизнедеятельности, в том числе дублирование необходимой для получения муниципальной услуги звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля и на контрастном фоне;
-оказание сотрудниками Администрации Торопецкого района необходимой помощи инвалидам, связанной с разъяснением в доступной для них форме порядка предоставления и получения муниципальной услуги, оформлением необходимых для ее предоставления документов, ознакомлением инвалидов с размещением кабинетов, последовательностью действий, необходимых для получения муниципальной услуги;
-обеспечение допуска сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;
-оказание сотрудниками Администрации Торопецкого района иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими муниципальной услуги наравне с другими лицами.
43. В случае отсутствия технических возможностей оборудования здания с учетом потребностей лиц с ограниченными возможностями, муниципальная услуга предоставляется путем выезда соответствующего специалиста к заявителю или альтернативным способом почтой).
Глава 21. Требования к местам ожидания приема
44. Места ожидания непосредственного взаимодействия с сотрудниками архивного отдела администрации Торопецкого района в связи с предоставлением муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим требованиям, предусмотренным для общественных помещений.
45. В местах ожидания приема для предоставления муниципальной услуги должны быть предусмотрены сидячие места для посетителей. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
46. В местах ожидания и непосредственного представления муниципальной услуги должны быть соблюдены требования по освещенности и вентиляции, для посетителей должен быть обеспечен свободный доступ в санитарно-бытовые помещения.
47. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания. В местах предоставления муниципальной услуги на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и сотрудников архивного отдела администрации Торопецкого района.
Глава 22. Требования к местам приема заявителей
48. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются:
а) противопожарной системой и средствами пожаротушения;
б) системой охраны.
49. Для удобства получателей муниципальной услуги помещения для непосредственного взаимодействия с сотрудниками архивного отдела администрации Торопецкого района рекомендуется размещать на нижнем этаже здания.
50. Места приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:
а) номера кабинета;
б) фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, осуществляющего прием заявителей;
в) времени перерыва на обед, технического перерыва.
51. Помещения для приема заявителей оборудуются в виде отдельных кабинетов для каждого ведущего прием сотрудника, а при отсутствии такой возможности - в виде кабинетов, в которых ведут прием несколько сотрудников.
Глава 23. Порядок подачи предложений по улучшению качества обслуживания
52. Заинтересованные лица имеют право подать свои предложения по улучшению качества обслуживания при предоставлении муниципальной услуги.
53. Предложения могут быть поданы в Архивный отдел следующими способами:
а) по телефонам, номера которых указаны в приложении 1 к административному регламенту;
б) направлены в письменном или электронном виде с пометкой «Предложения по улучшению обслуживания» по адресу или электронному адресу, указанному в приложении 1 к административному регламенту;
в) на сайт администрации Торопецкого района в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, адрес которого указан в приложении 1 к административному регламенту;
г) лично сотруднику Архивного отдела, ответственному за прием предложений.
54. Предложения могут быть направлены с указанием заявителя и его контактных данных или анонимно.
55. Поступившие предложения подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления.
56. В случае предоставления контактных данных заявителю направляется уведомление о получении предложений с указанием регистрационного номера и даты регистрации предложения.
57. Не принимаются к рассмотрению предложения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения либо не относящиеся к вопросам, регулируемым административным регламентом.
58. Поступившие предложения используются при подготовке изменений в административный регламент.
Глава 24. Требования соблюдения конфиденциальности
59. Архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, обязан обеспечить защиту сведений о фактах, событиях и обстоятельствах жизни получателя муниципальной услуги, позволяющих идентифицировать его личность, в том числе путем обеспечения конфиденциальности информации на всех этапах взаимодействия с получателем муниципальной услуги.
60. Сведения о факте обращения за получением муниципальной услуги, содержании представленных данных и полученного ответа могут быть предоставлены получателю муниципальной услуги, его представителю или правопреемнику при предъявлении документов, подтверждающих полномочия.
61. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
а) Обращение заявителей в Архивный отдел;
б) Принятие решения о приеме документов на хранение. Возврат на доработку;
в) Отказ в приёме документов
г) Прием документов сотрудником Архивного отдела, проверка их физического состояния, сверка документов с описями дел;
г) Приём документов на хранение в архивный отдел.
62. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении 2 к административному регламенту.
Таблица. Характеристики процедуры.
| Характеристика | Описание |
| Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры | Обращение заявителей в Архивный отдел |
Лица, ответственные за выполнение процедуры
| Зав. архивным отделом, главный специалист Архивного отдела |
| Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры |
Главный специалист:
• выясняет у обратившегося заявителя цель его обращения;
• запрашивает необходимые документы на получение муниципальной услуги |
| Максимальная длительность выполнения процедуры | при личном обращении - 30 минут;
по телефону – 10 минут |
Формы и порядок
контроля за выполнением процедуры | Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны заведующей Архивного отдела |
Способ фиксации результата выполнения процедуры
| |
| Результат выполнения процедуры | Устное рассмотрение обращения заявителя |
Таблица. Характеристики процедуры.
| Характеристика | Описание |
| Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры | Обращение заявителей в Архивный отдел |
| Лица, ответственные за выполнение процедуры |
Главный специалист |
| Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры | |
| Максимальная длительность выполнения процедуры | 30 минут |
Формы и порядок
контроля за выполнением процедуры
| |
| Способ фиксации результата выполнения процедуры |
Устный или письменный отказ о приеме документов |
| Результат выполнения процедуры | Принятие решения об отказе приёма документов |
Таблица. Характеристики процедуры.
| Характеристика | Описание |
| Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры | Принятие решения о приеме документов на хранение. Возврат на доработку |
Лица, ответственные за выполнение процедуры | Главный специалист |
| Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры | Сотрудником Архивного отдела проверяется наличие прилагаемых документов, их комплектность. При некомплектности документов сотрудник Архивного отдела информирует об этом получателя муниципальной услуги по указанному контактному телефону и возвращает документы на доработку. Предоставление муниципальной услуги приостанавливается.
При поступлении прилагаемых документов полностью сотрудник Архивного отдела устно согласовывает дату передачи документов с представителем заинтересованной организацией по указанному контактному телефону. |
| Максимальная длительность выполнения процедуры | 30 минут |
Формы и порядок
контроля за выполнением процедуры | Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны заведующей Архивного отдела |
| Способ фиксации результата выполнения процедуры | Устное сообщение о приеме (возврате) документов |
Результат выполнения процедуры
| Принятие решения о приеме документов на хранение или возврате на доработку |
Таблица. Характеристики процедуры.
| Характеристика | Описание |
| Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры | Прием документов сотрудником Архивного отдела, проверка их физического состояния, сверка документов с описями дел |
| Лица, ответственные за выполнение процедуры | Главный специалист Архивного отдела |
| Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры | При поступлении документов в Архивный отдел сотрудником архива осуществляется проверка физического состояния документов и поединичная сверка поступивших документов с описями дел. |
| Максимальная длительность выполнения процедуры | 10 рабочих дней |
Формы и порядок
контроля за выполнением процедуры | Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны заведующей Архивного отдела |
| Способ фиксации результата выполнения процедуры | Устное сообщение о приеме документов на хранение |
| Результат выполнения процедуры | Прием документов сотрудником Архивного отдела. |
Подраздел V. Прием документов на хранение в Архивный отдел.
Таблица. Характеристики процедуры.
| Характеристика | Описание |
Юридические факты, являющиеся основанием для начала выполнения процедуры
| Составление акта о приеме - передаче документов на хранение в Архивный отдел.
|
| Права и обязанности ответственных лиц по выполнению процедуры | После сверки наличия дел с описью сотрудником Архивного отдела составляется акт приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме. Акт подписывается представителем заинтересованной организации, сотрудником Архивного отдела. |
| Максимальная длительность выполнения процедуры | 1 рабочий день |
Формы и порядок
контроля за выполнением процедуры | Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны заведующей Архивного отдела |
| Способ фиксации результата выполнения процедуры | Журнал учета поступивших документов,
лист фонда |
| Результат выполнения процедуры | Приём документов на хранение в Архивный отдел |
Лица, ответственные за выполнение процедуры
| Зав. архивным отделом, главный специалист |
63. Персональная ответственность сотрудников Архивного отдела участвующих в предоставлении муниципальной услуги, закрепляется в их должностных инструкциях, разработанных в соответствии с требованиями действующего законодательства.
64. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений сотрудниками, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется заведующим архивным отделом.
65. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Тверской области, правовых актов муниципального образования Тверской области.
Периодичность осуществления текущего контроля составляет один раз в месяц.
66. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав физических и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения физических и юридических лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников Архивного отдела.
67. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и юридических лиц осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
68. Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются на основании распоряжения Администрации Торопецкого района.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Администрации или Архивного отдела и внеплановыми.
При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
69. Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица Администрации.
70. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.
71. Несоблюдение требований настоящего административного регламента сотрудниками Архивного отдела влечет их дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
72. Заявитель вправе обжаловать решения и действия (бездействие) Администрации, должностных лиц, муниципальных служащих в досудебном (внесудебном) порядке.
73. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) Администрации, должностных лиц, муниципальных служащих по обращению заявителя, принятое или осуществленное ими в ходе предоставления муниципальной услуги.
74. Заявитель имеет право обратиться с жалобой в досудебном (внесудебном) порядке в следующих случаях:
а) нарушение срока регистрации заявления;
б) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
в)требование у заявителя документов, не предусмотренных законодательством для предоставления муниципальной услуги;
г) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено законодательством для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
д) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами;
е) требование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной законодательством;
ж) отказ Администрации, должностных лиц в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
75. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в Администрацию.
76. Жалоба может быть подана непосредственно в Администрацию, направлена в её адрес посредством почтовой связи, подана через сайт Администрации или Единый портал, а также может быть принята при личном приеме заявителя должностными лицами Администрации.
77. Жалоба должна содержать:
а) наименование Администрации, должностного лица, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
б) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Администрации, должностного лица Администрации, либо муниципального служащего;
г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Администрации, должностного лица Администрации, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
78. Жалоба, поступившая в Администрацию, подлежит рассмотрению должностными лицами Администрации, наделенными полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации в Администрации, а в случае обжалования отказа Администрации, должностного лица Администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
79. Рассмотрение жалоб не может быть поручено должностным лицам, решения или действия (бездействие) которых обжалуются.
80. По результатам рассмотрения жалобы Администрудовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения,
исправления допущенных Администрацией опечаток и ошибок в выданных в
результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата
заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено
законодательством, а также в иных формах;
б) отказывает в удовлетворении жалобыация принимает одно из следующих решений:
а) .
81. Администрация вправе оставить жалобу без ответа в случае:
а) наличия в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
б) отсутствия возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.
82. Не позднее дня, следующего за днем принятия соответствующего решения, заявителю в письменной форме (по желанию заявителя в электронной форме) направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
83. В случае подачи жалобы в электронном виде на сайте Администрации мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется на адрес электронной почты, указанный заявителем в качестве адреса для ведения переписки.
84. В случае подачи жалобы через Единый портал мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы, подписанный электронной подписью руководителя Администрации, размещается в «личном кабинете» заявителя на Едином портале, а уведомление о размещении ответа в «личном кабинете» направляется на адрес электронной почты, указанный заявителем в качестве адреса для ведения переписки.
85. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо Администрации, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
86. Решение по жалобе может быть обжаловано в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
87. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
88. Оснований для приостановления рассмотрения жалобы не предусмотрено.
Сведения
об Администрации Торопецкого Торопецкого района.
Адрес: 172840 Тверская область, г.Торопец, ул.Октябрьская, 53 Администрация Торопецкого района.
Адрес электронной почты Администрации Торопецкого района:
toropets-adm69@yandex.ru
Сайт Администрации Торопецкого района в информационно-телекоммуникационной сети Интернет:
toropeсadm.ru
Структурное подразделение, обеспечивающее предоставление муниципальной услуги:
Архивный отдел администрации Торопецкого района.
Контактные телефоны:
8 48(268) 2-14-34, факс 2-12-97
8 48(268) 2-11-72
Часы работы: 9.00-18.00
Перерыв на обед: 13.00-14.00
Выходной день: – суббота, воскресенье.
